Zastosowania Centrali vPBX Biznes

Podstawowa rola Automatycznego Sekretariatu, to skierowanie osoby dzwoniącej do odpowiedniego rozmówcy, dokonane na podstawie wyklikanej na klawiaturze telefonu przez dzwoniącego ścieżki wyborów. Dzwoniący po uzyskaniu połączenia usłyszy zapowiedź głosową (nagraną samodzielnie przez Klienta Centrali vPBX Biznes, lub automatyczny głos syntezatora mowy) przedstawiającą możliwe tematy rozmowy lub strukturę działów firmy, aby mógł on zdefiniować z jaką sprawą dzwoni.

Automatyczny sekretariat analizując kolejne wybory użytkownika może skierować połączenie do konkretnego agenta (pracownika działu Call Center), do kolejki dystrybuującej połączenia do grupy agentów lub np. do skrzynki pocztowej.

Przekierowania połączeń mogą być dodatkowo wzbogacone o warunki dniowe, a nawet godzinowe. Można np. zdecydować że jeśli połączenie następuje po godzinie 17:00 we wtorki, to wtedy dyżur pełni osoba zewnętrzna, i każdy dzwoniący zostanie skierowany na wybrany numer zewnętrznego agenta. Wszystko transparentnie dla dzowniącego, nie będzie miał nawet świadomości, że właśnie rozmawia z Twoim pracownikiem, który opala się na Bahamach – przecież tak też można pełnić dyżur, prawda?

Automatyczny sekretariat przy wykorzystaniu kilku funkcjonalności Centrali vPBX Biznes może stać potężnym narzędziem, a jego konfiguracja i zarządzanie są niezwykle proste przy wykorzystaniu dedykowanego panelu zarządzania.

Każde połączenie, które zostanie wykonane na numer publiczny przypisany do kolejki, trafia na listę oczekujących do połączenia z pracownikiem do niej przypisanym, nazywanym w nomenklaturze Centrali – Agentem. Każdy z pracowników dysponujący numerem wewnętrznym w Centrali vPBX Biznes może zostać przypisany do listy agentów obsługujących połączenia trafiające do danej kolejki.

Połączenia trafiające do kolejki mogą być obsługiwane na wiele różnych sposobów. Centrala wie, który agent jest w danym momencie zajęty lub po prostu nieobecny w pracy, i potrafi w odpowiedni sposób zareagować. Oprócz standardowego oczekiwania na wolnego agenta umilanego odgrywaną w tle melodią, można na bieżąco informować komunikatem głosowym, ile w przybliżeniu pozostało czasu do połączenia z agentem. Ponadto w razie zbyt długiego oczekiwania dzwoniący może zostać skierowany na gorącą linię, lub po prostu do centrum nagrań gdzie będzie mógł pozostawić wiadomość do odsłuchania przez agenta.

Kolejka może być również wykorzystana w połączeniu z usługą Automatycznego Sekretariatu do budowania skomplikowanych struktur połączeń pomiędzy działami wewnątrz firmy. Wtedy nie ma potrzeby konfigurowania numeru publicznego dla kolejki, ponieważ połączenia są dystrybuowane na wewnętrzny numer kolejki, a wszystkie połączenia trafiają do niej przez Automatyczny Sekretariat.

Centrala vPBX Biznes pozwala uzyskać odpowiedź na każde z powyższych pytań, ale również na wiele więcej. Każdy agent - pracownik działu Call Center może posiadać indywidualne konto Centrali vPBX Biznes, które pozwala na jego bezproblemową identyfikację. Przed przystąpieniem do pracy, można tak skonfigurować ustawienia centrali, aby wymagane było każdorazowe zalogowanie się za pomocą indywidualnego hasła do urządzenia z którego agent będzie korzystał. Agent może w każdym momencie określić, że jest w aktualnie w stanie pauzy, więc nie wykonuje faktycznej pracy, co za tym idzie nie jest w stanie odbierać połączeń.

Dzięki skorzystaniu z funkcjonalności Centrali vPBX Biznes związanej z logowaniem pracownika, uzyskujemy precyzyjną odpowiedź jak długo pracownik wykonywał powierzone mu zadania, a także ile faktycznie wykonał w tym czasie rozmów. Wszystkie wyniki są prezentowane w formie czytelnych i przejrzystych wykresów i tabel, które można w prosty sposób wydrukować, i przedstawić na zebraniu działu.
Z uwagi na fakt możliwości skonfigurowania nagrywania każdego połączenia wykonywanego w ramach konta Centrali vPBX Biznes, analiza konkretnych przypadków połączeń staje się banalnie prosta i sprowadza się do kliknięcia wybranego nagrania na liście.

Za pomocą funkcjonalności wirtualnych faksów, możesz je wysyłać na wiele różnych sposobów, za pomocą maila, dedykowanego panelu lub np. bezpośrednio z posiadanego przez Twoją firmę systemu informatycznego.

Wyobraź sobie sytuację, w której definiujesz w posiadanym systemie zdarzenie informowania Klienta o ważnym spotkaniu lub wysłaniu np. formularza do wypełnienia, klikasz, a Twój system automatycznie wysyła Faks na wskazany numer, prawda że brzmi interesująco? A to tylko jedna z wielu możliwości.

Integracja pozwala na wykonywanie i odbieranie połączeń przez pracowników wprost z Twojego systemu informatycznego. Możesz pobierać nagrania rozmów lub wyświetlać listę połączeń z danym klientem. Twój pracownik logując się do Twojego systemu może być automatycznie logowany do wybranej kolejki lub kolejek połączeń przychodzących w Centrali vPBX Biznes – aby Centrala przekierowywała do niego połączenia, tylko wtedy kiedy faktycznie pracuje.

Szerzej o integracji Centrali vPBX Biznes z zewnętrznymi systemami opisano w dziale Integracja CRM z Centralą .

Możesz posiadać nieograniczoną liczbę oddziałów, rozsianych po najbardziej odległych zakątkach globu, a Twoi pracownicy będą dzwonili do siebie bez żadnych kosztów, nawet będąc poza biurem (np. przy wykorzystaniu tabletu z funkcjami głosowymi i specjalnie dedykowanej aplikacji). Centrala vPBX Biznes to scentralizowana usługa pozwalająca kontrolować i zarządzać w jednym miejscu całym ruchem połączeń wewnątrz firm z wieloma oddziałami.

A jakby tego było mało, nasi pracownicy pomogą przenieść i zorganizować na nową obecną numerację wykorzystywaną w Państwa firmie.

Zapraszamy do kontaktu po więcej szczegółów.

Do wykonywania połączeń i korzystania z większości funkcjonalności Centrali vPBX Biznes, możesz wykorzystać rozwiązania programowe, dostępne w zależności od preferowanej przez Ciebie platformy sprzętowej. W znakomitej większości przypadków za takie rozwiązania nie zapłacisz dodatkowo ani grosza, jednak zdecydowanie polecamy skorzystanie ze stosunkowo tanich i profesjonalnych rozwiązań sprzętowych.

Podstawowy sprzęt to telefon cyfrowy IP, z jakością dźwięku HD pozwalający bez włączania komputera, i żadnych dodatkowych urządzeń, wykonywać połączenia, prowadzić konferencje, połączenia na dwóch niezależnych liniach jednocześnie, czy wreszcie śledzi historię przeprowadzonych rozmów. Urządzenie takie daje większą pewność nieskazitelnej jakości połączenia niż jakiekolwiek rozwiązanie programowe.

Szerzej o możliwych narzędziach do komunikacji w ramach Centrali vPBX Biznes opisano w dziale Oprogramowanie i sprzęt .